Unser Vorgehen

Von der Idee in den Regelbetrieb.

Jeder Schritt liefert ein Ergebnis. Sie entscheiden, ob es weitergeht — oder nicht. Was bis dahin entstanden ist, bleibt bei Ihnen.

01 Voraussetzungen Ziel und Maßstab 02 Machbarkeit an echten Dokumenten 03 Pilot parallel zum Ablauf 04 Vorbereitung Anbindung und Rechte 05 Betrieb schrittweise Übernahme 06 Verbesserung laufend gemessen Nach jedem Schritt entscheiden Sie, ob es weitergeht

Schritt 1–2 Machbarkeitscheck Schritt 3 Pilotprojekt Schritt 4–6 Implementierung und Betrieb Preise ansehen

Der Ablauf

Was in jedem Schritt passiert.

Jeder Schritt hat ein Ergebnis, das Sie in der Hand halten, und eine Bedingung, die erfüllt sein muss, bevor der nächste beginnt.

01Voraussetzungen

Ziel, Abgrenzung und Maßstab festlegen

Bevor gebaut wird, klären wir, was genau entschieden werden soll und woran sich ein gutes Ergebnis erkennen lässt. Ohne diesen Maßstab lässt sich später nur streiten, nicht messen.

  • Anwendungsfall abgrenzen: Welche Dokumentarten, welche Entscheidung, welche Ausnahmen
  • Zielgröße festlegen — etwa Anteil ohne Rückfrage, Bearbeitungszeit, Kosten je Vorgang
  • Datenlage sichten: Vollständigkeit, Formate, Zugriff, rechtlicher Rahmen
  • Vergleichssatz aufbauen: einige Dutzend Vorgänge, wie sie richtig entschieden gehören
  • Für jedes Feld festlegen, wie mit personenbezogenen Angaben umgegangen wird — unkenntlich machen, durch einen Platzhalter ersetzen oder unverändert verarbeiten
ErgebnisBeschreibung des Anwendungsfalls, vereinbarte Messgrößen, ein geprüfter Vergleichssatz und die Festlegung zum Personenbezug.
Weiter, wennder Vergleichssatz steht und die Zielgröße von Fachbereich und IT getragen wird.
02Machbarkeit

An echten Dokumenten zeigen, was geht

Wir bauen die erste Verarbeitungskette und messen sie gegen den Vergleichssatz. Dabei entscheidet sich je Teilschritt, welches Verfahren passt — feste Regel, klassisches Verfahren oder Sprachmodell.

  • Dokumente zerlegen: Seiten, Blöcke, Tabellen, Anhänge
  • Verfahren je Teilschritt wählen und gegeneinander messen
  • Feste Ausgabeformate und Belegbindung einrichten
  • Grenz- und Sonderfälle sammeln, statt sie auszuklammern
ErgebnisMesswerte gegen den Vergleichssatz, Aufwandsschätzung und eine Wirtschaftlichkeitsrechnung.
Weiter, wenndie erreichbare Qualität die Zielgröße plausibel macht — sonst sagen wir ab.
03Pilot

Parallel zum bestehenden Ablauf arbeiten

Die Lösung wird bereitgestellt, bei Bedarf mit einfacher Oberfläche. Ihre Fachkräfte arbeiten damit an echten Fällen, während der bisherige Ablauf weiterläuft. Ein Fehler hat hier noch keine Folgen.

  • Prüfinstanzen einrichten und auf den Anwendungsfall zuschneiden
  • Schwellen einstellen: Was läuft durch, was geht zur Entscheidung
  • Rückmeldungen der Fachkräfte in Regeln und Bausteine übernehmen
  • Abweichungen zwischen Lösung und bisheriger Bearbeitung auswerten
ErgebnisEine erprobte Lösung mit eingestellten Schwellen und dokumentierten Sonderfällen.
Weiter, wenndie vereinbarten Werte über mehrere Wochen stabil erreicht werden.
04Vorbereitung

Anbindung, Rechte und Rückfallweg festlegen

Jetzt wird aus der erprobten Lösung ein Bestandteil Ihrer Systemlandschaft. Hier entscheidet sich, ob der Betrieb später ruhig verläuft — und ob er im Störfall beherrschbar bleibt.

  • Anbindung an Ihre Fachsysteme über Schnittstelle, Datenbank oder Dateiablage
  • Rechte eng fassen, Protokollierung und Aufbewahrung festlegen
  • Schwärzen und Zurückführen von Personendaten im Ablauf erproben
  • Ausweichwege und Rückfallweg einrichten und erproben
  • Abnahmekriterien, Zuständigkeiten und Meldewege schriftlich festhalten
  • Schattenbetrieb: Die Lösung läuft mit, ohne zu entscheiden
ErgebnisBetriebsbereite Lösung, dokumentierte Anbindung, geklärte Zuständigkeiten und ein erprobter Rückfallweg.
Weiter, wennder Schattenbetrieb die Abnahmekriterien erfüllt und die Freigabe vorliegt.
05Betrieb

Schrittweise in den Regelbetrieb

Die Übernahme erfolgt in Stufen, beginnend mit einem Teil der Vorgänge. So bleibt der Rückweg jederzeit offen, und Ihre Fachkräfte wachsen in den neuen Ablauf hinein.

  • Anteil der übernommenen Vorgänge schrittweise erhöhen
  • Einweisung der Fachkräfte an ihren eigenen Fällen
  • Feste Ansprechpartner auf beiden Seiten, klare Meldewege
  • Erste Wochen mit engerer Begleitung und kurzen Rückkopplungen
ErgebnisLaufender Betrieb mit vereinbarten Werten, eingewiesenen Fachkräften und offener Rückfalloption.
Weiter, wennder Betrieb ohne Eingriffe stabil läuft und die Übergabe abgeschlossen ist.
06Verbesserung

Überwachen, testen, nachbessern

Modelle ändern sich, Dokumente auch. Damit die Ergebnisse verlässlich bleiben, wird laufend gemessen und vorausschauend nachjustiert.

  • Laufende Messung der vereinbarten Werte mit Schwellen und Alarmierung
  • Regressionstests vor jeder Änderung, gegen den geprüften Vergleichssatz
  • Feste Modellstände; neue laufen zuerst im Schattenbetrieb mit
  • Neue Dokumentarten und Sonderfälle aufnehmen, Regeln nachschärfen
  • Monatlicher Bericht: Was gut lief, was auffiel, was nachgebessert wurde
ErgebnisNachweisbar stabile Qualität — und eine Lösung, die mit Ihren Abläufen mitwächst.
DauerhaftDieser Schritt endet nicht. Er ist der Grund, warum die vorherigen Schritte im Alltag halten.
Der Anfang

Die ersten beiden Schritte bekommen Sie zum Festpreis.

Der Machbarkeitscheck deckt Voraussetzungen und Machbarkeit ab und endet mit einer Rechnung, die Sie intern vorlegen können. Rentiert es sich nicht, sagen wir Ihnen das.

Machbarkeitscheck ab 3.500 € Erstgespräch vereinbaren