Lieferantendokumente

Nachweise, die einfach da sind. Monat für Monat.

Lieferantennachweise, Zertifikate und Prüfprotokolle laufen ein, werden geprüft und überwacht — ohne dass Einkauf und Qualitätssicherung hinterhertelefonieren. Mit einem durchgerechneten Beispiel.

Was hereinkommt

Was regelmäßig angefordert und geprüft werden muss.

Jede Dokumentart hat eigene Pflichtangaben, eigene Fristen und eigene Fallstricke. Und fast jeder Lieferant stellt sie in einem eigenen Format bereit.

Nachweise zum Produkt

Technische DatenblätterKennwerte, Maße, Werkstoffe — je Hersteller anders aufgebaut
Sicherheitsdatenblätter16 Abschnitte nach REACH, oft mehrsprachig und versioniert — dafür haben wir SdbHub
Werkszeugnisse EN 102042.1, 2.2, 3.1 oder 3.2 — die Art entscheidet über die Verwendbarkeit
Prüfzertifikate und PrüfprotokolleMesswerte gegen Toleranzen, Charge, Prüfstelle, Datum
LeistungserklärungenBei Bauprodukten Pflicht, mit Bezug auf harmonisierte Normen
UN 38.3 und TransportnachweiseFür Batterien und Gefahrgut, mit Prüfbericht im Anhang

Konformität und Stoffrecht

EU-KonformitätserklärungenCE-Kennzeichnung, angewandte Richtlinien und Normen
RoHS-KonformitätserklärungenStoffverbote je Bauteil, häufig mit Ausnahmeregelung
REACH- und SVHC-ErklärungenKandidatenliste, Schwellenwerte, Meldepflichten
PFAS-ErklärungenNeue Anforderung, Formate noch uneinheitlich
Konfliktmineralien (CMRT)Tabellenformat mit Schmelzhütten je Metall
Ursprungs- und LieferantenerklärungenPräferenznachweise, Langzeiterklärungen, Ursprungszeugnisse

Nachweise zum Lieferanten

ISO-Zertifikate9001, 14001, 45001, 27001 — Geltungsbereich und Frist prüfen
BranchenzertifikateIATF 16949, IFS, BRCGS, FSC, PEFC je nach Branche
Halal- und Koscher-ZertifikateZertifizierer, Geltungsbereich und Produktliste
VersicherungsnachweiseBetriebshaftpflicht, Deckungssummen, Laufzeit
Unbedenklichkeits- und FreistellungsbescheinigungenSozialversicherung, § 48b EStG, A1-Bescheinigungen
Selbstauskünfte und VerhaltenskodexLieferantenfragebogen, unterzeichnete Kodizes

Nachhaltigkeit und neue Pflichten

LkSG-ErklärungenSorgfaltspflichten in der Lieferkette, mit Nachweisen
CO₂-Angaben und ProduktfußabdruckBerechnungsgrundlage und Systemgrenzen prüfbar machen
CBAM-DatenMengen- und Emissionsangaben je Warennummer
EUDR-NachweiseEntwaldungsfreiheit mit Geodaten und Sorgfaltserklärung
EcoVadis- und RatingberichteBewertungsstand, Gültigkeit, Scorecard
Energie- und UmweltnachweiseVerbrauchsdaten, Zertifikate, Auditberichte
Der eigentliche Aufwand

Das Prüfen ist nur die Hälfte.

Wer Lieferantenunterlagen verwaltet, verbringt die meiste Zeit nicht mit dem Lesen, sondern mit dem Beschaffen und Nachhalten.

1AnfordernWer hat welchen Nachweis, in welcher Fassung, für welches Werk? Die Anfrage geht an einen Verteiler und kommt selten vollständig zurück.
2NachfassenEin Drittel der Antworten fehlt oder ist unbrauchbar: falsche Fassung, abgelaufen, falscher Geltungsbereich, unleserlicher Scan.
3PrüfenGilt das Zertifikat für das bestellte Teil? Deckt der Geltungsbereich das Werk ab? Stimmen Aussteller und Norm?
4Ablegen und überwachenAblage, Verknüpfung mit Lieferant und Artikel, Wiedervorlage vor Fristablauf — meist in einer Tabelle nebenher.
Rechenbeispiel

Was das in Zahlen bedeutet.

Ein durchgerechnetes Beispiel für einen Elektronikfertiger mit rund 400 aktiven Lieferanten. Alle Annahmen stehen dabei — Ihre Zahlen fallen anders aus.

Ausgangslage

Unternehmen
Elektronikfertigung, 620 Mitarbeitende, zwei Werke
Dokumente
RoHS- und REACH-Erklärungen, ISO-Zertifikate, Datenblätter, Werkszeugnisse
Menge
1.800 eingehende Nachweise im Monat
Bearbeitung
im Schnitt 6 Minuten je Nachweis, verteilt auf drei Personen
Aufwand heute
180 Stunden im Monat

Nach der Einführung

Automatisch
1.620 Nachweise laufen ohne Zutun durch (90 %)
Zur Entscheidung
180 Fälle mit Grund, Fundstelle und Vorschlag
Prüfzeit
2 Minuten je vorgelegtem Fall statt 6
Aufwand danach
6 Stunden im Monat
Frei werdende Zeit
174 Stunden im Monat
174 hEinsparpotenzial je Monat
90 %ohne Rückfrage bearbeitet
0abgelaufene Nachweise unbemerkt

Zur Einordnung: Ein Rechenbeispiel. Angenommen ist, dass 90 % der Dokumente ohne Rückfrage durchlaufen und die übrigen in zwei Minuten entschieden werden. Beides messen wir im Machbarkeitscheck an Ihren echten Vorgängen.

Nächster Schritt

Rechnen wir das mit Ihren Zahlen durch.

Im Machbarkeitscheck messen wir an Ihren eigenen Nachweisen, welcher Anteil erreichbar ist.

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