Welche Dokumentenprozesse eignen sich für Automatisierung?

Eingangsrechnungen, Lieferantenzertifikate, Prüfprotokolle aus der Fertigung, Reklamationen und Schadensmeldungen, Verträge und Nachträge sowie Angebote und Anfragen. Gemeinsam ist ihnen: viele gleichartige Vorgänge, klare Prüfregeln und Ausnahmen, über die jemand entscheiden muss.

Anwendungsfälle

Welche Dokumente sich lohnen.

Q: Woran erkennt man, ob sich ein Anwendungsfall lohnt?

An drei Fragen: Wie viele Vorgänge fallen im Monat an — ab einigen Hundert lohnt sich der Aufwand meist. Wie viel Zeit kostet ein Vorgang heute — Menge mal Bearbeitungszeit ergibt den Hebel. Und lässt sich richtig von falsch trennen — wenn Fachkräfte eine Entscheidung begründen können, kann eine Lösung sie lernen.

Nicht jeder Vorgang eignet sich. Diese kommen am häufigsten vor — und daneben steht, was dabei erfahrungsgemäß zur Entscheidung übrig bleibt.

Aus der Praxis

Wo sich der Aufwand am schnellsten bemerkbar macht.

Die Auswahl ist nicht vollständig. Gemeinsam haben alle Fälle: viele gleichartige Vorgänge, klare Prüfregeln und Ausnahmen, die jemand entscheiden muss.

Eingangsrechnungen

Beträge, Steuersätze und Pflichtangaben prüfen, gegen Bestellung und Lieferschein halten, Abweichungen begründet melden.

BereichKreditorenbuchhaltung

Typische RückfragenAbweichung zur Bestellung, fehlende Pflichtangabe, doppelte Rechnung

Lieferantenzertifikate

Gültigkeit, Geltungsbereich und Aussteller prüfen, Fristen überwachen, ablaufende Nachweise früh melden.

BereichEinkauf und Qualitätssicherung

Typische Rückfragenabgelaufene Frist, falscher Geltungsbereich, fehlende Unterschrift

Prüfprotokolle aus der Fertigung

Messwerte auslesen, gegen Toleranzen halten, Auffälligkeiten mit Fundstelle an die Qualitätssicherung geben.

BereichFertigung und Qualitätssicherung

Typische RückfragenWert außerhalb der Toleranz, unleserliche Stelle, fehlende Prüfung

Reklamationen und Schadensmeldungen

Sachverhalt erfassen, Fotos auswerten, Vorgang zuordnen und mit Vorschlag zur Entscheidung vorlegen.

BereichService und Reklamation

Typische RückfragenZuordnung unklar, Bilder ohne Bezug, widersprüchliche Angaben

Verträge und Nachträge

Fristen, Kündigungstermine und geänderte Klauseln erkennen, Abweichungen zur Vorlage sichtbar machen.

BereichRecht und Einkauf

Typische Rückfragenabweichende Klausel, Frist im Text versteckt, fehlende Anlage

Angebote und Anfragen

Positionen erfassen, mit dem Katalog abgleichen, Vollständigkeit prüfen und den Vorgang vorbereiten.

BereichVertrieb und Innendienst

Typische Rückfragenunbekannte Position, fehlende Menge, abweichende Konditionen

Passt Ihr Fall?

Was den Ausschlag gibt.

Wie viele Vorgänge im Monat?Ab einigen Hundert lohnt sich der Aufwand meist. Darunter kann eine feste Regel genügen — das sagen wir Ihnen dann.

Wie viel Zeit kostet ein Vorgang heute?Menge mal Bearbeitungszeit ergibt den Hebel. Fünf Minuten bei 2.000 Vorgängen sind mehr als eine Stunde bei fünfzig.

Lässt sich richtig von falsch trennen?Wenn Ihre Fachkräfte eine Entscheidung begründen können, kann eine Lösung sie lernen. Wenn nicht, fehlt der Maßstab.

Nächster Schritt

Prüfen wir Ihren Fall an echten Vorgängen.

Im Machbarkeitscheck rechnen wir aus, was Ihr Anwendungsfall bringt. Rentiert es sich nicht, sagen wir Ihnen das.

Machbarkeitscheck ab 3.500 € Erstgespräch vereinbaren