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Seit letztem Jahr haben wir die Freude, ein äußerst spannendes und teilweise herausforderndes Projekt mit einem Unternehmen durchzuführen. Unser Hauptziel ist es, einen digitalen Prozess zur Dokumentenverarbeitung zu etablieren und effiziente Workflows einzuführen, um manuelle, monotone und wiederkehrende Tätigkeiten zu minimieren.
Analyse der Bestehenden Prozesse als Voraussetzung der Dokumentenverabeitung
Wir begannen mit einer eingehenden Untersuchung der aktuellen Abläufe des Kunden. Wir stellten fest, dass eine Vielzahl Prozesse existieren, die zu ineffizienzen, Verzögerungen und Fehlern führten. Die Dokumente waren in verschiedenen Formaten und Systemen gespeichert, darunter PDFs, Word-Dokumente, E-Mails, Sprachaufzeichnungen und mehr. Eine zentrale Repository für alle Dokumente fehlte, was die Verwaltung erschwerte.
Identifizierung von Anforderungen und Dokumententypen
Um einen klaren Plan zu entwickeln, führten wir Interviews mit den Mitarbeitern des Kunden durch, um ihre Bedürfnisse und Bedenken zu verstehen. Dabei identifizierten wir auch die verschiedenen Arten von Dokumenten, um Dokumentenklassen festzulegen und die Basis für die weitere Analyse zu legen.
Planung der Digitalisierung und Automatisierung
Basierend auf unseren Erkenntnissen entwickelten wir einen detaillierten Plan zur Digitalisierung und Automatisierung der Abläufe. Wir prüften auch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), insbesondere unsere Data Extraction Engine (D2AE), um die Effizienz bei der Verarbeitung und Klassifizierung von Dokumenten zu verbessern.
Durchführung des Projekts in Phasen
Das Projekt wurde in mehreren Phasen durchgeführt. Zunächst benötigten wir eine zentrale Repository aller Dokumente, um den Prozess prototypisch umzusetzen und Schnittstellen zu definieren. Wir führten Deduplizierung und Clustering durch, gefolgt von einer Homogenitätsprüfung, um die tatsächlichen Dokumentenklassen zu ermitteln.
Zusammenarbeit mit dem Kunden und Definition von Schnittstellen
Wir arbeiteten eng mit der IT-Abteilung des Kunden zusammen, um den vollständigen Prozess zu definieren und die Schnittstellen zu unseren entwickelten Komponenten festzulegen. Dies umfasste Dokumentenklassifizierung, Indizierung, Verschlagwortung, Datenextraktion usw.
Ergebnisse und aktueller Stand
Aktuell haben wir einen digitalen Prozess etabliert, der den Dokumentenfluss im Unternehmen automatisiert. Der Fokus liegt zunächst auf gefahrstoffrelevanten Dokumenten. Es werden schrittweise weitere Dokumententypen in den Prozess integriert.
Schlussfolgerung und Ausblick
Die schrittweise Herangehensweise und die Nutzung bewährter Technologien wie SonarBox, D2AE und SdbHub erwiesen sich als erfolgreich. Wir sind stolz darauf, einen Beitrag zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung des Kunden leisten zu dürfen.
Haben Sie ebenfalls komplexe Dokumentenprozesse, die digitalisiert werden müssen, weil diese zu ineffizient sind? Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihre Anforderungen zu analysieren und maßgeschneiderte Lösungen vorzuschlagen. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit uns, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können.
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