In Unternehmen stapeln sich Dokumente in verschiedenen Formaten wie PDFs, Bilder und E-Mails. Die manuelle Verarbeitung und Auswertung dieser Dokumente ist zeitaufwendig und fehleranfällig. In diesem Blogbeitrag werden wir die Lösung „Data Analytics Engine“ von Datalyxt vorstellen, die Unternehmen die Möglichkeit bietet, Dokumente effizient zu digitalisieren.
Die Herausforderung von nicht digitalisierten Dokumenten: Die Notwendigkeit der automatisierten Dokumentenverarbeitung
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl nicht digitalisierter Dokumente in die entsprechenden Kategorien zu klassifizieren, mit den wichtigsten Metadaten zu versehen und, wenn möglich, strukturierte Daten aus diesen Dokumenten auszulesen. Die manuelle Verarbeitung ist ressourcenintensiv und fehleranfällig.
Data Analytics Engine im Detail
Die Data Analytics Engine von Datalyxt ist ein Cloud-Service, der über eine API bereitgestellt wird und sich flexibel in bestehende Dokumentenmanagementlösungen, Stammdatenverwaltung, Gefahrstoffverwaltung und andere Systeme wie PIM (Product Information Management) oder SAP-Umgebungen integrieren lässt. Das Besondere an dieser Lösung ist, dass sie in ISO 27001-zertifizierten DSGVO-konformen Rechenzentren gehostet wird, was Sicherheit und Datenschutz gewährleistet.
Wie funktioniert die Verarbeitung und Auswertung von Dokumenten?
Die Data Analytics Engine beinhaltet eine leistungsstarke KI-Engine, die bereits in zahlreichen Projekten weltweit von KMUs und Großunternehmen, darunter in unseren Produkten SdbHub und SonarBox, eingesetzt wird. Die Engine besteht im Wesentlichen aus drei Komponenten:
- OCR (Optical Character Recognition): Falls Dokumente nicht digital ausgelesen werden können, kommt die OCR-Komponente zum Einsatz, um Text aus Bildern und PDFs zu extrahieren.
- Klassifikation: Die Klassifikationskomponente wird mit Beispieldokumenten trainiert, sodass nahezu alle Dokumente mit hoher Präzision in die entsprechenden Kategorien einsortiert werden können.
- Extraktion: Die Extraktionsengine kann Daten aus den Dokumenten extrahieren, und ihr Umfang kann je nach den spezifischen Anforderungen angepasst werden.
Nach der Bereitstellung über die API kann die Engine in Echtzeit Dokumente einlesen, klassifizieren, Daten extrahieren und strukturierte Ausgaben generieren.
Warum ist die Digitalisierung von Dokumenten relevant?
Die Digitalisierung von Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter:
- Archivierung von Dokumenten mit Metadaten: Eine effiziente Archivierung von Dokumenten mit relevanten Metadaten erleichtert die spätere Suche und den Zugriff auf wichtige Informationen.
- Extraktion von Daten für den Geschäftsbetrieb: Die gewonnenen Daten können für tägliche Unternehmensprozesse genutzt werden, um Abläufe zu optimieren und effizienter zu arbeiten.
- Einhaltung von Rechtsvorschriften und Compliance: Die Digitalisierung unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen und Compliance-Richtlinien.
- Innovationsmanagement: Durch die Verwendung von Daten aus digitalisierten Dokumenten können Unternehmen innovative Lösungen entwickeln oder weitere Erkenntnisse gewinnen.
- Data Analytics: Die digitalen Daten sind eine wertvolle Ressource für weitere Datenanalysen.
Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz, Sicherheit und Innovation für Unternehmen. Die Data Analytics Engine von Datalyxt bietet eine leistungsstarke Lösung, um Dokumente zu verarbeiten und auszuwerten.
Wenn Sie mehr über die Dokumentenverarbeitung oder Dokumentenauswertung mit der Data Analytics Engine erfahren möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Wir helfen Ihnen gerne dabei, das volle Potenzial der Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen auszuschöpfen.
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