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Effiziente Datenextraktion aus PDF-Dateien im Unternehmensumfeld

In Unternehmen sind PDF-Dateien allgegenwärtig. Sie enthalten wichtige Informationen, sei es in Form von Verträgen, Produktdaten, Bedienungsanleitungen, Sicherheitsdatenblättern, Rechnungen oder Speisekarten. Allerdings stoßen Unternehmen bei der Extraktion von Daten aus PDFs oft auf Herausforderungen. In diesem Blogbeitrag werden wir uns mit den Schwierigkeiten der Datenextraktion aus PDFs und den besten Lösungsansätzen auseinandersetzen.

Die Herausforderung der PDF-Datenextraktion

In vielen Unternehmen existieren eine Vielzahl von PDF-Dateien. Einige davon sind digitale Dokumente, andere sind kopiergeschützt oder bestehen hauptsächlich aus Bildern. Die Extraktion von Daten aus diesen PDFs kann zeitaufwändig und mühsam sein. Bei ein oder zwei Dokumenten mag das Abtippen von Daten noch akzeptabel sein, aber was passiert, wenn es darum geht, Daten aus Dutzenden, Hunderten oder sogar Tausenden von Dokumenten zu extrahieren? Selbst das einfache Kopieren einer Zeile kann in solchen Fällen erhebliche Ressourcen in Anspruch nehmen.

PDFs im Vergleich zu anderen Dateiformaten

Im Gegensatz zu Dateiformaten wie Word können PDFs nicht ohne weiteres bearbeitet werden. Sie sind so konzipiert, dass sie auf verschiedenen Plattformen und Geräten einheitlich angezeigt werden, was die Datenextraktion erschwert. PDFs können nicht direkt bearbeitet oder in andere Formate umgewandelt werden.

Welche Optionen sind nachteilhaft?

  1. Manuelles Kopieren: Selbst wenn PDF-Dateien zuvor konvertiert wurden, erfordert das manuelle Kopieren von Daten immer noch viel Zeit und ist fehleranfällig. Dies ist besonders nachteilhaft, wenn es um große Datenmengen geht.
  2. PDF-Werkzeuge für die Extraktion: Obwohl es Tools gibt, die die Extraktion von PDF-Daten erleichtern, erfordern sie immer noch viele manuelle Schritte und sind daher nicht optimal für den Umgang mit großen Dokumentenmengen.
  3. Robotic Process Automation (RPA): RPA kann bei ähnlichen Dokumentenvorlagen gut funktionieren. Bei abweichenden Layouts oder Strukturen stoßen RPA-Systeme jedoch an ihre Grenzen, da sie Daten nicht flexibel nach einem vordefinierten Schema extrahieren können.

Der bessere Weg: Automatisierung der PDF-Datenextraktion

Die effizienteste Lösung für Unternehmen besteht darin, die Datenextraktion aus PDFs zu automatisieren, wie beispielsweise bei Sicherheitsdatenblättern. Dies bietet eine hohe Automatisierung der Datenextraktion bei minimalem manuellem Aufwand. Hier sind wichtigsten Vorteile dieser Methode:

  • Agilität der Datenbeschaffung: Tausende von Dokumenten können in kürzester Zeit verarbeitet werden, was die Geschwindigkeit und Effizienz erheblich steigert.
  • Skalierbarkeit: Diese Methode ist problemlos auf eine große Anzahl von Dokumenten anwendbar und lässt sich an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen.
  • Verringerung der Fehlerquote: Die automatisierte Extraktion minimiert menschliche Fehler und sorgt für präzisere Ergebnisse.

Genau aus diesem Grund haben wir bei Datalyxt die Data Analytics Engine entwickelt, die den gesamten Prozess der Datenextraktion in Unternehmen optimiert.

Die Verarbeitung von Dokumenten geschieht in drei Schritten:

1. Hochladen der Dokumente: Die PDF-Dokumente werden in unser System hochgeladen.

2. Echtzeitverarbeitung: Unsere leistungsstarke Software verarbeitet die Dokumente in Echtzeit, ohne dass manueller Aufwand erforderlich ist.

3. Strukturierte Datenausgabe: Die extrahierten Daten werden in einem übersichtlichen, strukturierten Format ausgegeben, das nahtlos in die internen Prozesse Ihres Unternehmens integriert werden kann.

Mit der Data Analytics Engine von Datalyxt können Sie die Datenextraktion aus PDF-Dateien effizienter, fehlerfreier und zeitsparender durchführen, was Ihre Geschäftsprozesse optimiert und Ihre Ressourcen effektiver einsetzt.

Möchten Sie mehr über die Data Analytics Engine erfahren? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

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